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ERP成本常见败笔及解决之道

2009-02-01

ERP系统中,成本模块与排程模块式两个瓶颈模块。现在虽然不少企业都上了ERP系统,但是,使用成本模块的企业却不少,用的好的企业更是凤毛麟角。为什么成本模块在企业中不能好好利用呢?其内在的原因是什么呢?

有不少文章在谈论如何成功实施ERP项目,但是,对于其败笔却很少有人提及。今天,我就做个第一个吃螃蟹的人,谈谈在ERP系统成本模块实施的时候存在的一些败笔。

ERP成本常见败笔及解决之道: 一、 错误积少成多、积小成大。

众所周知,ERP系统中的成本模块,是一个统计模块,其计算所需的数据来之于其它各个模块。如材料成本的计算来源采购模块、生产模块、库存模块;制造费用等来之与财务模块;人工费用来之与人事模块;各种费用的分摊来之与ERP系统基础管理模块。

用户操作的时候,他们没有全局的认识。因为自己在系统操作的时候,出现一些小错误,没什么关系,没有引起足够多的重视。如在采购订单的价格中,误把含税的价格当做不含税的价格;采购价格错误没有及时发现,等到下月初对帐或者付款时才发现,但是,此时成本已经结转,发现再修改已经为时已晚;制造费用、人工费用等的收集与分摊不是很准确、不是很合理。

所有这些用户本来都不怎么重视的问题,但是,这些小问题汇聚在一起,就成了大问题。就象各条小溪最成会汇聚成一条大河一样,问题也会积少成多、积小成达。所以,最终导致了成本模块的使用效果不好,成本计算的成果不准确。

最明显的用户容易忽视的错误主要有以下几个方面:

1、 采购价格错误。按照企业的常规做法,企业跟供应商对帐的时候一般都不是本月发生的,有可能是块到付款期的时候才会核对。而企业的成本是每月结转的,若在成本结转后,再发现价格有错误,而重新计算成本的话,明显工作量过大。所以,一般即使在日后发现采购价格有错误,也不会去更改已经发生的成本金额。ERP系统也是如此,不会对已经做过成本结转的月份重新进行计算。所以,即使发现错误后,再改正价格,那也来不及了。所以,企业若要成本模块使用效果好的话,最好改变现在的供应商对帐方式,要求在月底前,即企业成本结转之前,完成相关的对帐工作,要确保ERP系统在成本运算之前,采购价格的准确性。

2、 在产品、成品之间成本分摊不合理。在制造企业中,不可能一到月底,生产线上所有的产品都能完工入库,车间或多或少会留有一些在产品。企业当月发生的成本,包括材料成本、制造费用、人工费用,若在成品与在产品之间分配不合理的话,也会影响成本的准确性。如很多企业,不管企业实际情况,都把当月发生的实际成本都摊销到当月的成品中去。如当月发生的成本共有100万,其实,有20万成本是花在那些在产品上,而不能简单的摊到成品上了事。在产品、成品之间成本的分摊方式,有很多方法,如约当产量法、固定比例法等等,ERP系统一般都支持这些更加合理的分配方法。

3、 制造费用、人工费用的分摊统计问题。很多企业平时不注重这些数据的收集,什么都来个大概。特别是工时数据,其采用的还是5年以前统计的数据,随着自动流水线的建立、管理方法的改进,现有的工时数据与以前的工时数据已经有比较大的区别,此时,如企业仍然一成不变,沿用以前的工时数据的话,计算出来的成本怎么会准确呢?虽然说人工费用、制造费用对于生产制造企业来说,比例不是很大,但是,其绝对金额还是蛮大的。

这些错误若独立的看,看能都不是大问题。但是,若这些问题汇聚起来,就象滚雪球一样,会越滚越大,最后成为一个难以消化的大难题。若想成本模块运算准确,就一定要从小处着眼,从细节做起。

ERP成本常见败笔及解决之道: 二、手工计算方法陈旧,与ERP计算方法不符合。

很多企业成本计算方法落后,或者与现实不符。他们的一些简化计算方法,ERP系统无法支持,从而造成了ERP计算结果与财务成本会计实际计算的差异。

如关于材料成本的计算问题。现在很多企业,在计算材料成本的时候,采用比较简便的做法,如材料的成本价格其按照的是最近的采购单价为基础进行统计。如此,若企业用库存材料进行生产的时候,材料成本的统计就无法反映材料真实的生产成本。如企业生产某批产品,其需要500千克的某种原材料,其中,200千克的材料用的是以前的库存材料,是以100元/千克的价格购进的;剩余的300千克材料,是最近购进的,其价格为90元/千克。

而用户在统计材料成本的时候,其用的就是90元/千克的单价,这与实际生产的成本就有差异,用这种方法,计算出来的材料成本就比实际的材料成本要低2000元。若以这个数据为基础,统计企业的利润,那也就不可能准确了。

以前用户在手工操作的时候,可能是因为计算工具的限制,所以,才采取了一些简便的做法。确实,如加权平均成本这种计算方法,若再手工操作阶段,使用起来,确实有不少的困难。但是,有了ERP系统,就不一样了。其实,ERP的成本模块的操作比其他模块要省力、省心许多,只要鼠标点几下按钮,就可以完成了。

所以,企业若真的想把ERP模块利用起来,就要先改善自己的成本计算方法。采用一些更加合理、更加能够反映企业实际情况的一些计算方法,只有如此,才能够提高成本模块的利用效果,提高其成本统计的准确性。

ERP成本常见败笔及解决之道: 三、操作不当造成的。

ERP系统操作不当,也是造成成本模块无法发挥其功能的原因之一。从以上的分析我们可以看出,其他模块的操作会直接影响最终成本的计算。所以说,若光从成本模块考虑,其操作没有多大的难度,但是,若结合其他模块来说,则就有可能很多不恰当的操作,会影响成本模块的应用。所以在,月底在成本结转之前,要先对系统进行一定的检查,看看是否符合成本结转的要求。检查的环节主要如下:

1、 单据操作是否恰当。入库单、领料单有否都审核了,其若没有及时审核,会影响最后材料成本的统计;退料单有否即时审核,退料单的开立时,有没有退回给对应的生产订单,退料单操作不当,也会对成本的计算,造成影响。如退料的时候,若没有对应生产订单,则其退料发生的金额会平均分摊到当月所有的产品中去,而不是某张特定的生产订单。

如某张生产订单在生产时,一共领了200万的材料,但是,车间在生产这张生产订单的时候,只用了180万材料。而车间对材料进行退料动作时,没有把这20万的材料退回给这张生产订单,如此,ERP系统在考虑这张生产订单的成本时,就会把材料成本当作200万来考虑,而不是180万。退回仓库的20万材料,就会分摊到当月的所有产品上,会使其他的产品成本比实际的底。

2、 成本的结转时机不当。ERP系统中,不是随时都可以计算成本的,其应运要掌握一定的时机。如在当月单据没有核对清楚之前,就不能急忙的进行成本结转,要知道,成本结转后,我们一般是不建议重新调整已经结转过月份的生产成本的。成本模块的计算,涉及到的计算量比较多,最后能有一个独立的时间段来进行运作,以减少其他人对ERP的操作时,对成本计算的影响。

3、 一般企业,成本统计都是按照自然月来的,即从每月的1日到每月的最后一日截止为准。但是,有些企业则不是,他们把自然月割断了。如我遇到过一家客户,就是以每月25日为结帐日。即把26日与次月的25日为一个月份,以此来计算成本。无论是按哪个日期来计算成本,一般都不是问题。重要的是,企业要注意,就是周期要固定,不能空的时候成本一个月结一次,忙的时候半年结一次。这是不允许的。企业最好能够每月结一次成本。

4、 还有,就是关于成本计算的方法。成本计算的方法有很多种,如分批法、产品法等等,材料成本统计也有许多方法,如先进先出、加权平均成本等;在产品、成品的分摊方法也有多种。在会计实务上,要求成品计算方法要在一段时间内保持不变。ERP也是如此。若某种成本计算方法确定后,要在一定的时间内保持不变;就是没办法要变,最好也选择一个自然年度为单位而改变。



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