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财务付款分配实用技巧

2008-05-11

现在A企业有这么一个需求。A企业的客户付款方式比较特别,他们一般是每月结一次款,但是,每月结款额不是根据当月的货款来的,而是有时候给个一百万,有时给个二百万。也就是说,A企业客户付款不是根据企业的应收帐款来的,A企业在收到款项后,要自己对应收帐款进行分配与购销动作,这就是付款分配的原始需求。

付款分配的基本流程:

假设现在A企业收到客户的货款100万。其当月出货明细为4月5日出货一笔,金额为20万;4月10日出货一笔,金额50万;4月25日出货一笔,金额40万。

若不考虑其他因素,付款分配的流程还是蛮简单的。主要是以下几个步骤。

财务付款分配实用技巧:1、 录入收款单。

当A企业收到客户的款项时,先在财务管理系统中,输入收款单,金额为100万元,然后审核相关单据。

这里要注意,有的系统在初始化设置时,可能会指定收款单必须由原始单据,也就是说,收款单必须由对应的应收单据。这原先的设置目的主要是为了以后对帐的方便。但是,现在我们采用付款分配作业的时候,明显不能再做如此的设置,要把这个设置取消掉。否则的话,收款单系统是不会允许用户审核的。

  2、 执行收款分配作业,购销应收帐款。

收款单作业完成后,我们就可以打开付款分配作业。在这个窗口选择客户,系统就会自动找出这个客户对应的应收帐款信息。这里要注意的是,若客户的付款不足应收帐款是,系统会如何处理?如上面的例子中,客户当月的应收帐款为110万,而当月其只付了100万的款项。一般情况下,系统是按付款期从先到后进行自动分配。若分配不足,则留待下一期。当然,用户也可以根据客户的具体要求,进行修改。

不过,最后应收帐款购销的总额,应该不能够大于客户的收款单上金额。有时,会有这种情况。如客户当月的应收款项为100万零1千,根据客户的要求,企业可能直接把这1千当作给客户的折扣了,此时,在分配界面中,应收帐款的购销金额仍然为100万,而不是100万零1千。在做完分配作业之后,再在对应的应收帐款中,把剩余的一千元购销掉。

在自动分配流程这个作业执行完毕后,系统会更新对应的应收帐款单据信息。一是已经分配的应收帐款单据,若已经全部付清款项,则此张应收帐款的单据就会自动更新为“关闭”,表示该帐单据已经付清款项;二是会把付款单的单号更新到应收帐款单据中,以方便以后查询;三是应收帐款中的应付余额等字段内容也会根据实际情况自动更新。

  3、 过账并产生会计凭证。

分配作业完成后,再按“过帐按钮”,系统就会为此自动创建会计分录。因为财务在作帐时,有时候,需要一笔应收帐款对应一笔付款信息,所以,系统会根据用户的具体设置,产生对应的会计分录,以满足财务人员作帐的要求。

付款分配作业就这么简单。但是,这是其基本的流程。往往在这个流程中,还会牵涉到其他一些比较复杂的内容,或者会遇到一些例外的情况,那就会显得比较复杂。

  一、 遇到现金折扣等的处理方式。

如果A企业还为该客户设置了现金折扣政策,那问题就会稍微复杂一点。如假设现在A企业收到客户的货款100万。其当月出货明细为4月1日出货一笔,金额为20万;4月10日出货一笔,金额50万;4月25日出货一笔,金额40万。客户付款日是5月5日。而企业该客户的话,享有如下的现金折扣,在30日付款,有2%的折扣,超过30日付款的,就没有折扣。

在正常情况下,客户在5月5日付款的话,则4月1日产生应收帐款没有享受到现金折扣;4月10日产生的50万应收帐款可以享受现金折扣,金额万1万;5月5日产生的应收帐款40万也可以享受到2%的先进折扣8千。

但是,在付款作业分配的时候,就会遇到一些比较复杂的问题。

我们打开付款分配作业窗口,在其中选择客户后,系统就会列出详细的该客户的应收款信息。默认的情况下,系统是按收款日期的远近来分配的。也就是说,系统总会认为是最早的应收帐款单据首先分配。根据这个例子,也就是说系统是要先分配4月1日的应收帐款,但是这笔款因为付款日已经超过了30日,所以,不能再享受到现金折扣了;接下去的两笔款项,可以享受到现金折扣。但是,我们看到最后一笔40万的款项,其是不能全额享受先进折扣的,因为,其实这笔款项客户只付了30万,所以,其只能在30万的基础上,享受2%的现金折扣。

但是,有时候,遇到比较难缠的客户,其就不愿意公司这么分配。他想先把5月5日的40万与4月10日50万先分配掉,剩余的再来冲销4月1日的20万。确实,这么分配A企业的客户就可以享受最大的现金折扣。因为这么分配的话,其享受现金折扣的基数为90万,而按照原先的分配方式的话,其最多只能够享受的现金折扣的基数为90万。

所以,一般情况下,系统都是按第一种方式来进行分配的,因为这对企业自身有利;当客户有特殊的要求时,那企业用户只能进行手动的更改。

  二、 多币种的处理。

在实际业务中,我还遇到过多币种的情况。如A企业的客户可能用美元付款,可是,该客户可能会有两个分公司,一个是美元结算,另一个是人民币结算。也就是说,在产生的应收帐款单据中,有以美元为单位的,也有以人民币为单位的。但是,因为他们的总公司都是同一个,而且是总公司付款的,那系统该如何应对呢?

遇到这种业务的话,系统遇到两个难题。

一是系统如何知道,由总公司为分公司付款呢?这主要在“客户关系”中设置。在客户关系管理中,可以设置各家公司之间的联系,如总公司为分公司付款等等。在客户关系设置里,要注意一个选项“客户关系传递方向”。其有两个方向,一是单一方向,即我们指定总公司为分公司付款,则只能总公司为分公司付款,而分公司就不能为总公司付款。在付款分配这个窗口中,体现的就是若我们选择总公司,则会显示总公司和分公司对应的应收帐款信息;而选择分公司的话,则只会显示分公司的应收帐款信息,而不会显示总公司的应收帐款内容。

二是相互的,也就是说,总公司可以为分公司付款,分公司也可以为总公司付款。若我们选择这种关系的话,则在付款分配窗口中,若我们选择总公司,则会带出总公司以及各个分公司的应收帐款,而我们选择分公司的话,也会带出这个分公司以及其总公司的应收帐跨信息。故,这个点我们要注意,否则的话,很容易产生错误。

二是汇率的折算。在付款分配窗口,若有多币种的情况,则系统会自动按照付款单上的币种为准。也就是说,若付款时,企业用户是以美元入帐的,则在付款分配窗口中,各个应收帐款余额都会自动折算成美元。现在就是这个汇率如何选择呢?一般情况下,系统都是根据系统的基础设置来选择汇率的。在系统中,对于汇率有两种处理方式,一是根据月初的汇率进行转换,二是根据当前汇率进行折算。在实际业务中,这两种处理方式都可以。用户要根据自己的情况,进行选择/

三是在付款分配时,遇到多币种的情况,还会出现一些特殊的处理。如总公司可能对于两家分公司分开付款,美元结算的用美元付,人民币结算的用人民币付,如此的话,大家就都太平了。我们只要在付款分配窗口,选择货币类型,则系统就会自动帮用户找出对应货币的应收帐款信息。如此,比以上的处理方式要简便多了。

  三、 分配出现问题时,如何调整?

若分配作业运行后,我们发现原先的分配出现了问题,那该如何处理呢?当分配出现问题时,我们可以通过“逆向调整”进行处理。

在实务中,遇到这种情况的话,一般有两种处理方式,一是红字对冲,也就是再做一笔分录,金额为负数;二是借贷相反的方向,即原先记位借的金额,现在记为贷,以此类推。我现在使用的财物管理软件,只支持第一种处理方式,即红字对冲的方式。按一下逆向调整按钮,系统就会自动产生一笔会计分录,只不过金额为负数,以冲销原有的会计分录。然后,用户再运行付款分配作业。

这里要注意的是,逆向调整作业,其会对该笔付款分配作业所涉及到的所有应收帐款都会产生影响。而不会只针对错误的那张应收帐款分配信息。故,我们重新分配应收帐款时,就需要对当前这笔付款的所有应收帐款重新进行分配。

付款分配对于客户来说,操作简便。所以,现在很多企业的客户,都采取了这种付款方式。相对来说,企业的工作量就会增加一些。利用财务管理系统的付款分配作业,也许能够减轻一些财务人员的压力。另外,再建议一点,就是现金折扣跟付款分配结合起来,比较复杂,虽然系统业可以帮助解决,不过,最好用户这两种管理策略最好不要同时使用,以降低管理工作的复杂性。



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